Ugrás a tartalomhoz Lépj a menübe
 


Születés Hete szervezői Protokoll

2011.01.17

1.     Születés Hete szervezői Protokoll

 

 

1.      A Születés Hete Protokoll fogalma

 

A Születés Hete rendezvénysorozat az év egy meghatározott hetében párhuzamosan, sok helyszínen, közös témához (szülés, születés főtéma minden évben, aktuális téma ennek egy, az adott évre kijelölt részterülete) kapcsolódó programoknak a Születés Hete védjegy alatt történő összehangolt megjelenítése. A Születés Hete Protokoll (a továbbiakban: Protokoll) a 2003. évtől rendszeresen, évről évre megrendezésre került Születés Hete védjegyű országos szakmai, kulturális és tájékoztató rendezvénysorozat lebonyolítása során kialakított és továbbfejlesztett rendszer, amelynek alapján a helyi programok szervezése, összehangolása, és közös név alatti megjelenítése történik. A protokoll elemei:

 

  • a Születés Hete védjegyoltalom alatt álló név,
  • a Születés Hete logo,
  • a Születés Hete arculati kézikönyv,
  • a Születés Hete internetes portál,
  • a rendezvénysorozat előkészítéséhez és lebonyolításához kapcsolódó felületértékesítési lehetőségek,
  • a szervezői közösség tagjait összekötő, több szálú információs hálózat,
  • az évről évre bővülő és aktualizálódó programétlap és előadói adatbázis,
  • az évről évre bővülő tapasztalatok rendszerezése útján kialakított és továbbfejlesztett know-how,
  • a Születés Hete rendezvénysorozat védnökségére, propagálására a tárgyévben megnyert közismert személyiségek támogatásával biztosított média megjelenés és on-line marketing háttér.

 

 

 

 

2. A protokoll felhasználásban résztvevő felek

 

A protokoll felhasználásban a Protokollgazda és a Rendezvényszervezők vesznek részt. A Protokollgazda, vagyis a Protokoll kizárólagos tulajdonosa a Születés Hete Közhasznú Egyesület (a továbbiakban: Egyesület).

A Rendezvényszervezők (a továbbiakban: Szervezők) a Születés Hete rendezvénysorozat helyi programjait a Protokollban foglalt rendelkezések alapján, teljes körűen, önállóan szervező közreműködők. A Szervezők természetes személyként, vagy valamely szervezet képviselőjeként állnak kapcsolatban az Egyesülettel. A szerződéses szervező partnerek az Egyesülettel megkötött szerződésük alapján válnak jogosulttá a Protokollnak kizárólagosan a tárgyéven belül történő felhasználására. A Szervezők (az Egyesület tagjai és szerződött partnerei) együttesen alkotják a szervezők közösségét. A szervezők közössége nem jogi személy.

 

 

 

3. Az Egyesület kötelezettségei a Protokoll használata során

 

  • Az Arculati kézikönyv átadása a szerződött Szervezőknek;
  • a Születés Hete elnevezés, védjegy és logó használatának engedélyezése a Szervezők által a megadott időben és témában szervezett rendezvényekre;
  • rendezvényhelyszínenként külön aloldalak biztosítása a Születés Hete rendezvényportálon a Szervezőknek programjaik, szervezeteik, valamint támogatóinak bemutatására, továbbá tetszés szerinti egyéb közlendőinek megjelenítésére, ha azok nem állnak szemben a Születés Hete szellemiségével és írásba fektetett alapelveivel;
  • a Szervezők által szervezett programok felvétele Születés Hete portálon át elérhető adatbázisba;
  • országos média megjelenés és on-line marketing háttér szervezése
  • a szponzori támogatások gyűjtését segítendő, évente változó felületek biztosítása a szponzorok üzeneteinek megjelenítéséhez.

 

 

 

4. A Szervezők kötelezettségei a Protokoll használata során

 

A Szervező

  • ismeri, elfogadja, s rendezvény- és programszervezői tevékenysége során figyelembe veszi A Születés Hete alap- és irányelvei című dokumentumban foglaltakat: (1. számú melléklet)  
  • a szervezői közösségnek a tárgyévi rendezvénysorozatot indító és lezáró rendezvényén részt vesz, akadályoztatása esetén képviselteti magát; (az indító rendezvény egyúttal továbbképzés, több időpontból kiválasztható, egyszeri alkalommal kötelező jellegű, de tetszés szerint ismételhető a részvétel. A záró rendezvény egyúttal a tapasztalatok megosztásának és az elismerések kifejezésének a helyszíne. Záró rendezvényből az együttműködés lezárásaként egyetlen egyet szervez az Egyesület.)
  • az általa szervezett helyi programok költségeinek fedezését biztosító forráskereső és - teremtő tevékenységet végez, aminek során szponzorokat és/vagy mecénásokat nyerhet meg, támogatásért folyamodhat a helyi önkormányzathoz, más költségvetési szervekhez, alapítványokhoz, pályázatot kiíró szervekhez, helyi vállalkozókhoz, magánszemélyekhez;
  • a szervezői közösség találkozói (nyitó és záró rendezvény között – a kapcsolattartásra rendelkezésre bocsájtott párhuzamos kommunikációs csatornák (levelezőlista, konferenciabeszélgetés, fórum, hírlevél, blog) közül a számára legmegfelelőbb eszközök igénybe vételével – törekszik a rendszeres kapcsolattartásra, ennek során a felmerülő tapasztalatok kölcsönös megosztására. Tisztában van azzal és egyben elis fogadja, hogy a szervezői közösség tanuló (fejlődő, önszerveződő, tapasztalataiban és kiterjedésében is folyamatosan épülő és bővülő szervezetként működik,)
  • a Protokoll és az Arculati kézikönyv alkalmazásával, valamint az Egyesület által nyújtott on-line segítség igénybevételével megtervezi a Születés Hete helyi rendezvényeit (ezen belül biztosítja a helyszínt, kiválasztja és összehangolja a programokat, az adott szabályokon belül kialakítja az arculatot, felkéri az előadókat, megfelelő körülményeket, feltételeket és kellékeket biztosít, stb.);
  • megtervezi és biztosítja a helyi rendezvény promócióját, ennek során

- online és offline csatornák igénybe vételével, elektronikus és nyomtatott sajtó útján , más rendezvényekhez kapcsolódó toborzó tevékenységgel, személyes kapcsolatok tudatos használatával előzetes tájékoztatást adva a programokról közönségszervezést végez, illetőleg közönségszervezésre vállalkozó partnereket von be a rendezvény iránti érdeklődés felkeltésére, a látogatottság növelésének segítésére.

- az e tevékenységhez kapcsolódóan megjelenő nyomtatványok, hirdetések elkészít(tet)ése során ragaszkodik a szerződésének elválaszthatatlan részét képező Arculati kézikönyvben szereplő arculathoz, azaz az abban rögzített színek, formák, betűtípusok, arányok alkalmazásához;

 

  • gondoskodik a Születés Hete általa szervezett helyi programjainak megtartásáról egy vagy több napon át, amelyek az adott évben meghirdetett kezdő- és zárónap közé, vagy e napokra esnek. A Születés Hete rendezvénysorozathoz való kapcsolódás feltételeként – a napok számától függetlenül – legalább öt program megtartásáról gondoskodik;
  • a programokat egységesen regisztrálja a Programgazda nyilvántartási rendszerében, és – helyesírási ellenőrzés után – közzéteszi a Születés Hete portálon rendelkezésére bocsátott aloldalon, ahol egyúttal (kattintással előhozható adatbázis készítése útján) biztosítja az előadók és szolgáltatásuk összes háttér információjának megjelenését. A rendelkezésére bocsátott aloldalt saját igényeinek, illetőleg a rendezvények feltételeinek biztosítását támogató háttérszervezet(ek) és támogatók (szponzorok és mecénások) igényeinek figyelembe vételével szerkeszti vagy szerkeszteti;
  • munkája során törekszik a csapatépítésre, a regionális szinten kapcsolódásra alkalmas újabb szervezők és rendezvényhelyszínek bekapcsolódásának elősegítésére. A kapcsolatok kezelése során törekszik a régión belüli és régióközi kapcsolatok egyensúlyának megteremtésére és fenntartására;
  • kommunikációjában óvja és védi a a Születés Hete, a szervezők közössége és a Programgazda jó hírét;
  • a záró rendezvényt követő napokban a minőségbiztosítás jegyében és a rendezvénysorozat továbbfejlesztése érdekében – 3 héten belül – elkészíti és átadja/megküldi az általa szervezett rendezvényről a beszámolót, észrevételeinek és javaslatainak csatolásával.

 

 

5. A Protokoll használat díja, költségviselés, jutalék

Az Egyesület közhasznú tevékenységként szolgáltatja a protokoll egy éves használati jogát, ezért semmilyen jogcímen nem számít fel díjat, költséget, regisztrációs díjat.

Szervezőnek jogában áll az Egyesület rendes, avagy pártoló tagjává válni, havi rendszeres, önállóan megválasztott felvállalt összeggel az Egyesület munkáját anyagilag és erkölcsileg támogatni, ezáltal az Egyesület belsőmunkálataiba is jobban belelátni, a feladatvégzésbe besegíteni, önkéntes munkát végezni az Egyesület érdekeit képviselve. (Rendes tagsági belépési nyilatkozat 2. számú melléklet, pártoló tagságról szóló belépési nyilatkozat 3. számú melléklet.) Szervező az Egyesületbe akarata ellenére nem beléptethető.

Az Egyesület és a Szervezők a Protokoll 3. és 4. pontjában meghatározott kötelezettségeik költségviselői, így ezek teljesítése a felek közötti pénzmozgást nem igényel. A Protokoll nem zárja ki, hogy a felek között egyéb – a Protokollban rögzített rendelkezésekbe nem ütköző – pénzmozgást igénylő kapcsolat jöjjön létre, ezek azonban külön szerződésben szabályozandók.

 

 

6. Módosítás, közzététel

A Protokollt az Egyesület csak a rendes tagság összehívásával és többségi szavaztatásával, az egyesület elnökének  ellenjegyzésével módosíthatja. A módosítás tényéről Egyesület köteles írásban értesíteni a Szervezőket. E kötelezettségét a Egyesület e-mail útján is teljesítheti. A Protokoll mindenkori hatályos változatát az Egyesület a Születés Hete portálon köteles közzétenni, és ahhoz munka-, szabad- és pihenőnapokon egyaránt 24 órás hozzáférést biztosítani.

 

Hozzászólások

Hozzászólás megtekintése

Hozzászólások megtekintése

Nincs új bejegyzés.